話すだけがオンライン会議だけじゃない！？意外と便利なチャット機能について解説！【Zoomの記事その８】
Zoomには、音声や映像でのコミュニケーションのほかに、文字を使ったチャット機能もあります。参加者全員に周知したり、マイクが使えない時にお知らせしたり、データを共有する時に使ったりと様々な使い方があります。
今回はZoomを行う際のチャットについてお話してきます。
そもそも「チャット機能」とは？
チャット機能を使うと短いメッセージのやり取りができます。
基本的な使い方は以下の通りです。
１．会議ウィンドウの下部にある「チャット」をクリックする
２．ウィンドウの右側にグループチャット画面が追加される
３．表示された文字入力ボックスにメッセージを入力する
４．「Enterキー」を押す
宛先を「全員」を選択すると参加者全員にメッセージ送信が送られる仕組みです。宛先を個別にすると、その人のみにメッセージが表示されます。
チャットを受信するとZoom画面に表示されます。基本的に音の通知はないため、見逃さないように注意しましょう。
チャットを使うメリットは？
Zoom会議の主な用途はビデオ通話機能を使ってお話しする事であり、わざわざ文字でやり取りする意味は薄いと感じる方も少なからずいるかもしれません。
しかしチャット機能を使うことで、会議やミーティングなどをより便利なものにできるでしょう。
いくつか例を紹介いたします。
研修やセミナー等でリアルタイムに質問の受け答えができる
主催者や講師の方から「疑問点があれば遠慮なく質問して欲しい」と言われていても、実際には会議の進行を止めてまで質問するのは難しいと感じる事が多いでしょう。このような時にチャット機能を利用すれば、会議の進行を止める事なくスムーズに質問する事が出来ます。
主催者も常にチャットを見られるようにしておくことで、タイミングを計り自然な流れで回答ができるでしょう。
参加者同士のつながりが生まれやすい
会議やセミナーの開始前にチャットを使って自由にコメントできる旨を参加者に周知しておくことで、参加者同士が気軽にやり取りができ、コメントを出しやすくなります。
ビデオ会議のデメリットの１つに直接顔を合わせないため、対面するケースよりも参加者同士の距離を縮めにくい事があげられます。しかし、チャット機能を活用すれば参加者同士のコミュニケーションが深まり、つながりが生まれやすい環境を用意できるでしょう。
ルールなど大事なことを入力すれば聞き逃しを防げる
会議やセミナーにおけるルールや重要な伝達事項は、司会者が口頭で伝えただけでは忘れられたり、聞き逃しが発生したりする可能性があります。
こういった事態を防ぐ手段の1つとして、チャット機能を使って文字で周知する事で、重要事項の聞き漏れ防止が出来るでしょう。また、内容の理解を深めることにも役立ちます。
画像などのファイルも共有できる
講義や説明を行う際、画像や資料を共有した方が解りやすい時があります。そんな時もチャット画面にて相手にデータを送る事ができます。
画面共有を行う事で情報共有する事も出来ますが、チラシやお申込書のデータなどは直接お渡しした方が良いので是非覚えておきましょう。
最近のアップデート情報
会議中のチャットのプロフィール写真
今までチャット画面には文字と名前のみ表示されていましたが、最新のアップデートでZoom画面に表示されるのと同じように参加者のプロフィール写真が表示されるようになりました。参加者が利用できる画像がない場合は、参加者のイニシャルが表示されます。これにより今までよりも誰が発言したのかより解りやすくなりました。
待合室の参加者との双方向チャット
今まで待合室にいる参加者はチャット返信が出来ず閲覧のみでしたが、アップデートにより主催者とチャットができるようになりました。待合室にいる人からの応答を見ることができるのはホスト/共同ホストだけですが、今までよりも格段に参加者と意思疎通が出来るようになりました。
まとめ
いかがだったでしょうか。今回の記事ではチャットについてお話していきました。
Zoomを使う時は顔を映して話さなければいけないという事が多いと思います。しかし、何か問題があった場合、相手にうまく伝えることが難しい場合が多数かと思います。そんな時にチャット機能を知っておくと素早くこちらの状況をお知らせする事が出来ます。
お話しするのが苦手でもチャット機能を使えば自分が知りたい事を伝えることが出来るのでうまく活用してください！
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